Il y a près de 40 ans naissait le tout premier outil tableur électronique d’une société appelée Visicalc. Aujourd’hui les feuilles de calcul restent un outil essentiel pour aider les entreprises à traiter et à partager leurs données.

Google Sheet, le tableur de Google Workspace (anciennement G Suite), accessible depuis n’importe quel navigateur internet, et même hors connexion avec Google Chrome, propose deux fonctionnalités phares : la validation des données et la mise en forme conditionnelle. Grâce à cette astuce, vous pourrez rendre votre feuille de calcul beaucoup plus esthétique en ajoutant des listes déroulantes aux cellules associées à des couleurs.

La Validation de données

La validation des données est l’une des fonctionnalités les plus couramment utilisées pour ajouter des listes déroulantes dans les cellules d’une feuille. Supposons que vous souhaitiez qu’une colonne de votre feuille de calcul assure le suivi du statut d’un projet. Vous pouvez utiliser la validation des données pour créer des options de liste déroulante dans une cellule indiquant «Pas encore commencé», «En cours» ou «Terminé».

Pour faire ceci, cliquez simplement sur Données > Validation des données et choisissez vos critères. Pour ce cas précis, vous devrez sélectionner Liste d’éléments et saisir les options de la liste déroulante que vous voulez, séparées par une virgule.

Ce que certaines personnes ne réalisent pas, c’est que la validation des données peut être utilisée pour bien plus que la création de listes déroulantes. Par exemple, vous pouvez:

  • Suivre les travaux à venir. Vous pouvez utiliser l’option «Date» dans la validation des données et la combiner avec une mise en forme conditionnelle (voir les instructions ci-dessous) pour la configurer de manière à ce que tout ce qui porte une date donnée ou une date ultérieure soit automatiquement grisé dans votre feuille. C’est très utile si vous avez besoin de passer en revue les travaux à venir.
  • Ajoutez des valeurs personnalisées aux cases à cocher. Au lieu d’ajouter simplement une case à cocher, vous pouvez utiliser la validation des données pour la marquer automatiquement avec une valeur. Par exemple, si vous cochez la case, cela pourrait signifier «oui» ou si vous décochez une case, cela pourrait signifier «non». Pour faire cela, accédez au menu de Validation des données puis sélectionnez Case à cocher sous «Critères». Choisissez «Utiliser des valeurs de cellule personnalisées».
  • Protégez les données structurées ou les formules. Vous pouvez définir l’option «Refuser la saisie» pour les entrées non valides. Ceci est utile si vous essayez de protéger des données structurées, telles que des formules ou des scripts lorsqu’une multitude d’éditeurs peut accéder à votre feuille. La validation des données peut vous aider à verrouiller des cellules afin que vos calculs personnalisés s’exécutent comme prévu.

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est un outil qui peut vous aider à coder en couleur vos feuilles de calcul, par exemple si vous souhaitez affecter automatiquement une couleur à une cellule en fonction de critères spécifiques.

En reprenant l’exemple de suivi de projet, supposons que vous souhaitiez rappeler aux membres de l’équipe qu’ils agissent en faisant en sorte que tout ce qui est classé comme «En cours» apparaisse en jaune dans votre feuille.

Vous pouvez sélectionner la cellule ou la colonne à laquelle vous souhaitez attribuer des couleurs et accéder à Format> Mise en forme conditionnelle. Cela ouvrira un panneau latéral avec des options.

Sous «Mettre en forme les cellules si…», sélectionnez parmi un certain nombre d’options (nous vous recommandons «Le texte est exactement»). Tapez le texte pour lequel vous souhaitez changer automatiquement de couleur. Dans ce cas, chaque fois que quelqu’un sélectionne «En cours» dans les options de la liste déroulante, vous pouvez choisir de faire apparaître la couleur jaune dans la cellule.

Si vous voulez aller encore plus loin avec Google Sheet et permettre à vos collègues de travailler sur les mêmes documents que vous, en même temps que vous, pensez à passer à Google Workspace dans votre entreprise !